E-Mail-Terminologie verstehen: Ein umfassender Leitfaden
Die E-Mail-Kommunikation ist zu einem wesentlichen Bestandteil des persönlichen und beruflichen Lebens geworden und ermöglicht schnelle, effiziente und effektive Interaktionen. Es kann jedoch eine Herausforderung sein, sich in der Welt der E-Mails zurechtzufinden, insbesondere wenn es darum geht, die verwendete Terminologie zu verstehen. Dieser umfassende Leitfaden zielt darauf ab, die wichtigsten E-Mail-Terminologie zu verdeutlichen und es den Benutzern zu erleichtern, E-Mails in verschiedenen Kontexten zu verstehen und effektiv zu nutzen.
1. Grundlegende E-Mail-Terminologie
1.1 E-Mail-Adresse
Eine E-Mail-Adresse ist eine eindeutige Kennung für ein E-Mail-Konto. Er besteht in der Regel aus einem Benutzernamen, dem “@”-Symbol und dem Domänennamen. In der Adresse [email protected]user ist beispielsweise der Benutzername und example.com die Domäne.
1.2 Bereich
Eine Domain ist ein registrierter Name, der eine IP-Adresse im Internet darstellt. Im Zusammenhang mit E-Mails ist es der Teil der E-Mail-Adresse, der nach dem “@”-Symbol steht und den Mailserver angibt, der die E-Mail verarbeitet.
1.3 Mailserver
Ein Mailserver ist ein Computersystem, das E-Mail-Nachrichten sendet, empfängt und speichert. Mailserver verwenden Protokolle wie SMTP (Simple Mail Transfer Protocol) für den Versand von E-Mails und POP3 (Post Office Protocol) oder IMAP (Internet Message Access Protocol) für den Empfang von E-Mails.
1.4 Posteingang
Der Posteingang ist der primäre Ordner in einem E-Mail-Konto, in dem eingehende Nachrichten gespeichert werden. Benutzer können ihre E-Mails in diesem Ordner anzeigen, lesen und verwalten.
1.5 Postausgang
Der Postausgang ist ein temporärer Ordner, der E-Mails enthält, die verfasst, aber noch nicht gesendet wurden. Sobald die E-Mail gesendet wurde, wird sie in den Ordner “Gesendet” verschoben.
1.6 Gesendeter Ordner
Der Ordner “Gesendet” ist der Ort, an dem Kopien aller E-Mails gespeichert werden, die erfolgreich versendet wurden. Benutzer können ihre gesendeten E-Mails von diesem Ordner aus überprüfen.
1.7 Entwürfe
Der Ordner “Entwürfe” enthält E-Mails, die verfasst, aber noch nicht gesendet wurden. Benutzer können eine E-Mail als Entwurf speichern, um sie später fertigzustellen.
2. Bedingungen für die E-Mail-Erstellung
2.1 Betreffzeile
Die Betreffzeile ist eine kurze Zusammenfassung des Inhalts der E-Mail, die im Posteingang des Empfängers angezeigt wird. Eine gut gestaltete Betreffzeile ist entscheidend, um die Empfänger zum Öffnen der E-Mail zu ermutigen.
2.2 CC (Durchschlag)
CC ermöglicht es dem Absender, eine Kopie der E-Mail an weitere Empfänger zu senden. Alle Empfänger können sehen, wer im CC-Feld enthalten war.
2.3 BCC (Blinde Kopie)
BCC ähnelt CC, aber die Empfänger im BCC-Feld sind voreinander ausgeblendet. Dies ist nützlich, um die Privatsphäre der Empfänger zu wahren.
2.4 Anhänge
Anhänge sind Dateien, die zusammen mit der E-Mail gesendet werden, z. B. Dokumente, Bilder oder Tabellenkalkulationen. Die meisten E-Mail-Dienste haben Größenbeschränkungen für Anhänge.
2.5 Unterschrift
Eine E-Mail-Signatur ist ein Textblock, der automatisch am Ende einer E-Mail hinzugefügt wird. Es enthält in der Regel den Namen, den Titel, die Kontaktinformationen und alle relevanten Markenzeichen des Absenders.
3. E-Mail-Protokolle
3.1 SMTP (Simple Mail Transfer Protocol)
SMTP ist das Standardprotokoll, das zum Senden von E-Mails von einem Client an einen Server oder zwischen Servern verwendet wird. Es definiert die Regeln für den Versand von Nachrichten und stellt sicher, dass E-Mails korrekt zugestellt werden.
3.2 POP3 (Post-Office-Protokoll)
POP3 ist ein Protokoll, das zum Abrufen von E-Mails von einem Mailserver verwendet wird. Es lädt E-Mails auf das lokale Gerät herunter und löscht sie in der Regel vom Server, sodass sie auf anderen Geräten nicht mehr verfügbar sind.
3.3 IMAP (Internet Message Access Protocol)
IMAP ist ein weiteres Protokoll zum Abrufen von E-Mails, aber im Gegensatz zu POP3 ermöglicht es Benutzern, direkt auf dem Mailserver auf ihre E-Mails zuzugreifen und diese zu verwalten. Auf diese Weise können Benutzer ihre E-Mails über mehrere Geräte hinweg synchronisieren.
3.4 MTA (Mail Transfer Agent)
Ein MTA ist eine Software, die E-Mail-Nachrichten mithilfe von SMTP von einem Computer auf einen anderen überträgt. Die E-Mail wird an den Mailserver des Empfängers weitergeleitet.
3.5 MUA (Mail User Agent)
Ein MUA ist eine Anwendung oder Software, die es Benutzern ermöglicht, auf ihre E-Mails zuzugreifen, sie zu senden und zu verwalten. Beispiele hierfür sind Microsoft Outlook, Apple Mail und webbasierte Dienste wie Gmail.
4. E-Mail-Marketing-Terminologie
4.1 Segmentierung von Listen
Bei der Listensegmentierung wird eine E-Mail-Liste anhand bestimmter Kriterien wie Demografie, Kaufverhalten oder Engagement in kleinere, zielgruppengerechte Gruppen unterteilt. Dies ermöglicht es Vermarktern, relevantere und personalisiertere E-Mails zu versenden.
4.2 Öffnungsrate
Die Öffnungsrate ist der Prozentsatz der Empfänger, die eine bestimmte E-Mail öffnen, im Vergleich zur Gesamtzahl der gesendeten E-Mails. Es ist ein Key Performance Indicator (KPI) im E-Mail-Marketing.
4.3 Click-Through-Rate (CTR)
Die Klickrate misst den Prozentsatz der Empfänger, die auf einen oder mehrere Links in einer E-Mail klicken. Es hilft bei der Bewertung der Effektivität des E-Mail-Inhalts und des Call-to-Action (CTA).
4.4 Konversionsrate
Die Conversion-Rate stellt den Prozentsatz der Empfänger dar, die eine gewünschte Aktion (z. B. einen Kauf tätigen oder sich für einen Newsletter anmelden) abschließen, nachdem sie auf einen Link in der E-Mail geklickt haben.
4.5 A/B-Tests
Bei A/B-Tests, auch bekannt als Split-Tests, werden zwei Varianten einer E-Mail an verschiedene Segmente der Zielgruppe gesendet, um festzustellen, welche Version besser abschneidet. Dies kann auf Betreffzeilen, Inhalte und Design angewendet werden.
4.6 Tropf-Kampagne
Eine Drip-Kampagne ist eine Reihe von automatisierten E-Mails, die über einen bestimmten Zeitraum an Empfänger gesendet werden. Diese E-Mails sollen Leads pflegen und sie durch die Customer Journey führen.
5. Terminologie der E-Mail-Zustellbarkeit
5.1 Absprungrate
Die Bounce-Rate ist der Prozentsatz der E-Mails, die nicht in den Posteingängen der Empfänger zugestellt werden konnten. Bounces können als weich (vorübergehende Probleme) oder hart (dauerhafte Probleme) klassifiziert werden.
5.2 Spam-Filter
Ein Spamfilter ist ein Tool, das unerwünschte oder unerwünschte E-Mails (Spam) automatisch identifiziert und herausfiltert. E-Mail-Anbieter verwenden verschiedene Kriterien, um festzustellen, ob es sich bei einer E-Mail um Spam handelt.
5.3 Whitelisting
Whitelisting ist der Prozess des Hinzufügens einer E-Mail-Adresse oder Domain zu einer Liste zugelassener Absender, um sicherzustellen, dass E-Mails von diesem Absender im Posteingang und nicht im Spam-Ordner zugestellt werden.
5.4 Schwarze Liste
Blacklisting tritt auf, wenn eine E-Mail-Adresse oder Domain zu einer Liste blockierter Absender hinzugefügt wird. E-Mails von Absendern, die auf der schwarzen Liste stehen, werden in der Regel in den Spam-Ordner verschoben oder ganz abgelehnt.
5.5 DKIM (DomainKeys Identified Mail)
DKIM ist eine E-Mail-Authentifizierungsmethode, die es dem Absender ermöglicht, einen Domainnamen mit einer E-Mail-Nachricht zu verknüpfen. Dies hilft, die Authentizität der E-Mail zu überprüfen und die Wahrscheinlichkeit von Spoofing zu verringern.
5.6 SPF (Sender Policy Framework)
SPF ist ein E-Mail-Authentifizierungsprotokoll, das festlegt, welche Mailserver E-Mails im Namen einer Domain senden dürfen. Dies hilft, E-Mail-Spoofing und Phishing-Angriffe zu verhindern.
5.7 DMARC (Domain-based Message Authentication, Reporting & Conformance)
DMARC ist ein E-Mail-Authentifizierungsprotokoll, das auf SPF und DKIM aufbaut und Domaininhabern die Möglichkeit bietet, ihre Domain vor unbefugter Nutzung zu schützen und Berichte über den Authentifizierungsstatus ihrer E-Mail zu erhalten.
6. Terminologie der E-Mail-Sicherheit
6.1 Verschlüsselung
Verschlüsselung ist der Prozess der Verschlüsselung von E-Mail-Inhalten, um sie während der Übertragung vor unbefugtem Zugriff zu schützen. Dadurch wird sichergestellt, dass nur der vorgesehene Empfänger die Nachricht lesen kann.
6.2 Phishing
Phishing ist ein betrügerischer Versuch, an vertrauliche Informationen (wie Benutzernamen, Passwörter oder Kreditkartendaten) zu gelangen, indem in der elektronischen Kommunikation als vertrauenswürdige Instanz getarnt wird, insbesondere durch irreführende E-Mails.
6.3 Spoofing
Spoofing ist eine Technik, die von Cyberkriminellen verwendet wird, um E-Mails zu versenden, die scheinbar von einer legitimen Quelle stammen, aber in Wirklichkeit von einem nicht autorisierten Absender stammen. Dies kann für böswillige Zwecke, einschließlich Phishing-Angriffe, verwendet werden.
7. Schlussfolgerung
Das Verständnis der E-Mail-Terminologie ist für jeden, der mit E-Mail-Kommunikation oder Marketing zu tun hat, unerlässlich. Unabhängig davon, ob Sie eine Einzelperson sind, die persönliche E-Mails versendet, oder ein Unternehmen, das E-Mail-Marketingstrategien verwendet, hilft Ihnen die Vertrautheit mit den verschiedenen Begriffen, sich effektiver in der Komplexität von E-Mails zurechtzufinden.
Wenn Sie E-Mail-Strategien in Ihrem Geschäfts- oder Privatleben implementieren, sollten Sie diesen Terminologieleitfaden griffbereit halten, um Klarheit und Erfolg bei Ihren E-Mail-Bemühungen zu gewährleisten. Indem Sie die richtigen Praktiken nutzen und die Schlüsselbegriffe verstehen, können Sie Ihre E-Mail-Kommunikation verbessern, die Zustellbarkeit verbessern und Ihre Marketingziele erreichen.
